ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів Лисянського районного суду Черкаської області № 2 від 24.03.2025 

Засади використання автоматизованої системи документообігу Лисянського районного суду Черкаської області

Розділ 1. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу у Лисянському районному суді Черкаської області (далі – Засади) визначають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи у Лисянському районному суді Черкаської області (далі –Суд).

1.2. Дані Засади розроблені на виконання п. 1.4.8. Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 з наступними змінами і доповненнями (далі – Положення про АСДС) та відповідно до положень Законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої Державною судовою адміністрацією України від 20.08.2019 № 814 (із змінами і доповненнями), та інших нормативноправових актів, діючих на даний час рішень протоколів зборів суддів.

1.3. Визначення термінів:

виконавчий документ - виконавчий лист, судовий наказ, ухвала, постанова суду у цивільних, адміністративних справах, кримінальних провадженнях (справах) та справах про адміністративні правопорушення у випадках, передбачених законом;

судова справа - позовні заяви, скарги, матеріали кримінального провадження, подання та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, а також судові процесуальні документи, що виготовляються судом;

судове рішення – процесуальний документ, ухвалений судом (у тому числі слідчим суддею під час досудового розслідування) під час розгляду справи (матеріалів кримінального провадження) на будь-якій стадії судового провадження (ухвала, окрема ухвала, рішення, вирок, постанова, окрема думка судді, судовий наказ тощо);

склад суду – визначений системою авторозподілу судових справ суддя чи колегія суддів, які здійснюватимуть розгляд судової справи;

спеціалізація суддів – обсяг функціональних обов’язків судді з розгляду конкретних категорій справ певного виду судочинства, що відноситься до юрисдикції місцевого загального суду, який впроваджується в суді з метою сприяння покращенню ефективності та оперативності розгляду судових справ, а також задля врегулювання об’єктивного розподілу навантаження між суддями.

1.4. Реєстрації в автоматизованій системі документообігу Суду підлягають усі документи, які надійшли до Суду, у тому числі документи, які надійшли на офіційну електронну адресу (як засвідчені, так і не засвідчені ЕЦП автора документа), та документи, які надійшли засобами підсистеми «Електронний суд». Документи приймаються і опрацьовуються користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

1.5. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в Суді, а в разі надходження заяви про визначення підсудності, поданої до пред'явлення позову, - в суді, до якого надійшла така заява. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

1.6. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

Розділ 2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

2.1. Розподіл судових справ здійснюється в Суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Збори суддів Суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням про АСДС.

2.3. Автоматизований розподіл справ здійснюється в порядку, передбаченому Положенням про АСДС з особливостями, визначеними цими Засадами, з урахуванням спеціалізації суддів з розгляду конкретних категорій справ коефіцієнтів складності судових справ, коефіцієнту форми участі судді в розгляді судової справи та коефіцієнту адміністративних посад, що затверджуються зборами суддів Суду.

2.4. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

2.4.1. за два місяці до закінчення повноважень судді;

2.4.2. за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

2.4.3. за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

2.4.4. за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

2.4.5. у період відпустки судді;

2.4.6. за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

2.4.7. під час тимчасової непрацездатності судді;

2.4.8. у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

2.4.9. у разі призначення судді членом Вищої ради правосуддя або Вищої кваліфікаційної комісії суддів України - з моменту прийняття рішення про призначення;

2.4.10. в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Якщо інше не встановлено зборами суддів Суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.5. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення про АСДС, не допускається.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

2.6. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в Суді визначається головуючий суддя, із числа всіх суддів Суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів Суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів (Додаток 2 до Положення про АСДС), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів- членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в абз. 1 пункту 2.6 Засад.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток 14 до Положення про АСДС) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення про АСДС.

2.7. Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

2.8. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в Суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення про АСДС.

2.9. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до Суду для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

2.10. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

2.11. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями суду (додаток 1 до Положення про АСДС), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями суду.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

2.12. Справи передаються судді, визначеному автоматизованою системою документообігу суду, не пізніше наступного робочого дня після їх реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду, а у випадку настання тимчасової непрацездатності такого судді у наступний робочий день після реєстрації справ, - не пізніше ніж у перший робочий день такого судді, що настає після закінчення періоду тимчасової непрацездатності.

2.13. Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. Положення про АСДС.

Кількість слідчих суддів у Суді визначається зборами суддів та, як правило, не може перевищувати 50% від фактичної чисельності суддів, які здійснюють правосуддя.

Якщо склад суду складається із 3 суддів, то кількість слідчих суддів не може бути меншою 2 суддів.

2.14. Передача судової справи раніше визначеному судді, проводиться щодо:

2.14.1. клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), якщо інший порядок не визначений зборами суддів;

2.14.2. судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

2.14.3. заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

2.14.4. заяви про перегляд заочного рішення;

2.14.5. заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до Суду, що розглядав справу;

2.14.6. матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

2.14.7. зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

2.14.8. заяв про відновлення втраченого судового провадження;

2.14.9. заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

2.14.10. заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

2.14.11. позовних заяв, які надійшли після подання до Суду заяви про забезпечення позову або доказів;

2.14.12. справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

2.14.13. справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

2.15. За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді.

2.16. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, у випадках, передбачених підпунктами 2.14.1-2.14.13, пункту 2.14 Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду.

2.17. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 8 до Положення про АСДС), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

2.18. Повторний автоматизований розподіл судових справ.

2.18.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується в порядку, визначеному підпунктами 2.3.43 - 2.3.46 Положення про АСДС, з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду, у наступних випадках:

1) у разі задоволення відводу або самовідводу судді (головуючого судді або всього складу суду, якщо судова справа розглядається колегією суддів), якому розподілено судову справу для розгляду;

2) за заявою учасника справи, виключно у разі, коли головуючий суддя у визначених законом випадках (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) не може продовжувати розгляд справ(и) протягом довготривалого періоду часу, що може перешкодити розгляду справи у строки, встановлені відповідним процесуальним законодавством.

3) у випадку тимчасової непрацездатності (незалежно від тривалості) судді, яка настала (про яку повідомлено уповноважений структурний підрозділ апарату суду) після здійснення автоматизованого розподілу невідкладних та інших термінових судових справ, для яких згідно з процесуальним законом встановлено скорочені строки їх розгляду (не більше трьох днів). Повторний автоматизований розподіл справи у такому випадку здійснюється незалежно від того, чи була передана справа судді, та які процесуальні дії вчинені останнім в судовій справі;

4) у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи;

5) у випадку тимчасового відсторонення від здійснення правосуддя, припинення повноважень, звільнення з посади судді. У разі, якщо на момент здійснення повторного автоматизованого розподілу справ з підстав, передбачених абзацом першим цього підпункту, суддя (член колегії), визначений раніше для розгляду судової справи, звільнений з посади судді або його повноваження припинені, автоматизованою системою одночасно здійснюється заміна такого судді у складі колегії суддів.

6) у разі надходження до суду справ з процесуальних питань, пов'язаних з виконанням судових рішень, або з приводу контролю за виконанням судових рішень, що підлягає переданню раніше визначеному судді, але на момент надходження такої справи її неможливо передати раніше визначеному головуючому судді по справі судді з підстав, передбачених пп.1, 5, 7, 8, 9, 10 п.2.4 і такі обставини тривають (триватимуть) понад п’ять календарних днів;

7) в інших випадках, визначених законом.

2.18.2. Повторний автоматизований розподіл судових справ у всіх випадках здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

2.18.3 Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 9 до Положення про АСДС), що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.19. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.19.1. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до пункту 2.8 цих Засад автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями Суду.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями Суду.

2.19.2. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення про АСДС та цих Засад.

2.20. Визначення присяжних.

2.20.1. Визначення присяжних проводиться для розгляду: кримінального провадження в суді першої інстанції; цивільних справ в порядку окремого провадження. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору (додаток 5 до Положення про АСДС) зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору. Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності в судів відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду.

Протокол попереднього відбору присяжних створюється автоматизованою системою, роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

2.20.2. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

2.20.3. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

2.20.4. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менше від необхідної для участі в судовому провадженні кількості, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору із числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.

2.20.5. У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.

2.20.6. При визначенні присяжних із загального списку присяжних виключаються ті, що в цьому році брали участь у розгляді справ більше ніж один календарний місяць, та ті, що були виключені на підставі відповідних ухвал суду в цьому судовому провадженні.

2.20.7. Результатом визначення присяжних є протокол автоматизованого визначення присяжних (додаток 6 до Положення про АСДС), що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.20.8. На заміну основного присяжного, який вибув з розгляду кримінального провадження, здійснюється автоматизований добір основного присяжного для розгляду кримінального провадження із числа запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору. Якщо на момент вибуття основного присяжного з розгляду кримінального провадження не залишилось запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, які можуть брати участь у розгляді цієї справи, здійснюється додатковий автоматизований добір основного присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних у кримінальному провадженні.

2.20.9. На заміну присяжного, який вибув з розгляду цивільної справи, здійснюється додатковий автоматизований добір присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних для розгляду цивільної справи у порядку окремого провадження.

2.20.10. У разі визначення автоматизованою системою неможливості визначення присяжних автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних (додаток 13 до Положення про АСДС). Автоматизоване визначення присяжних здійснюється за загальними правилами, визначеними цим Положенням, після усунення обставин, що унеможливлюють визначення присяжних.

Розділ 3. Порядок визначення складу суду для вирішення питання про відвід судді. 

3.1. У випадках, передбачених законом, заява про відвід судді (колегії суддів) передається разом з матеріалами справи, в межах якої судді заявлений відвід, до канцелярії Суду.

3.2. Визначення судді для вирішення питання про відвід здійснюється на загальних підставах з виключенням з автоматизованого розподілу судді (суддів), якому заявлений відвід.

3.3. У разі задоволення заявленого відводу справа передається до канцелярії Суду та здійснюється її повторний автоматизований розподіл відповідно до п.2.3 цих Засад.

3.4. У разі відмови у задоволенні заявленого відводу справа передається до канцелярії Суду для подальшого повернення головуючому судді, який здійснює подальші дії щодо її розгляду.

Розділ 4. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

4.1. Знеструмлення електромережі Суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цього Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення. Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення зазначених обставин.

4.2. Автоматизований розподіл судових справ між суддями, крім справ, визначених у п. 4.3 Засад, здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у п. 4.1 обставин.

4.3. У разі настання обставин, зазначених у п. 4.1, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно або терміново, з метою недопущення порушення конституційних прав громадян здійснюється головою Суду (у разі його відсутності суддею, який виконує обов’язки голови суду), у наступному порядку:

4.3.1. Із загального списку суддів, сформованого в алфавітному порядку, визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи з урахуванням спеціалізації суддів та щодо яких відсутні умови, передбачені п.2.3.3. Положення про АСДС та п. 2.4 цих Засад на момент визначення головуючого судді.

4.3.2. Із числа суддів, зазначених у пп. 4.3.1 п. 4.3, незалежно від навантаження, визначається перший у списку суддя для розгляду конкретної судової справи.

4.3.3. Суддями для розгляду наступних судових справ, що надійшли протягом строку дії обставин, зазначених в п. 4.1, визначаються наступні за списком судді у порядку черговості.

4.3.4. Колегія суддів для розгляду судової справи формується у загальному порядку, визначеному п. 2.6 Засад. 

4.4. Підставою для визначення судді у справах, зазначених в п. 4.3, є розпорядження голови суду, належним чином засвідчена копія якого долучається до матеріалів судової справи.

4.5. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у п. 4.1, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про АСДС інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції (справ) до Суду, а також інформація про її (їх) розподіл.